Qu'est-ce que l'audit administratif :
L'audit administratif est l'évaluation et l'analyse de la structure organisationnelle d'une entreprise ou d'une institution afin de connaître son fonctionnement et déterminer les opportunités d'amélioration de la qualité et de la compétitivité de ses biens ou services.
Grâce à l'audit administratif, il est possible d'évaluer si l'administration d'une entreprise répond aux objectifs proposés dans les plans d'organisation, de gestion et de contrôle en fonction de ses besoins.
Des audits administratifs doivent être effectués dans toutes les entreprises ou institutions, petites, moyennes et grandes, privées ou publiques, et dans tous leurs services, afin d'atteindre la plus grande efficacité de ces structures organisationnelles.
Contexte de l'audit administratif
Selon diverses enquêtes, l'idée d'audit administratif apparaît, mais avec d'autres termes, dans le Code Hammurabi, dans lequel l'importance de garder un contrôle du commerce est mentionné, ce n'est donc pas un terme nouveau.
En 1935 James O. McKinsey, fut l'auteur qui détermina les bases de l'audit administratif, exposant l'importance de procéder à l'évaluation de la position de l'entreprise afin de déterminer où l'on veut aller et les objectifs que l'on veut atteindre.
D'autre part, en 1959, Víctor Lazzaro a publié un livre intitulé Systèmes et procédures où il présente l'apport et l'importance de la réalisation d'un audit administratif dans les entreprises ou les institutions.
Plus tard, en 1971, l'auteur Agustín Reyes Ponce apporte sa vision de la manière dont l'audit des ressources humaines est lié à l'audit administratif.
Le terme d'audit administratif, cependant, a été continuellement adapté aux besoins de l'administration moderne, c'est pourquoi de nombreux auteurs ont intégré au fil des ans de nouveaux points d'intérêt sur le sujet.
Objectifs de l'audit administratif
L'objectif principal de l'audit administratif est de déterminer quelles sont les déficiences ou irrégularités qui se produisent dans les différentes dépendances d'une entreprise ou d'une institution et de résoudre le problème.
- Canaliser les actions d'optimisation des ressources dont dispose l'entreprise ou l'institution en fonction de son administration.
- Évaluer si le service proposé, en fonction de l'organisation interne que doit avoir chaque entreprise ou institution, répond aux attentes des clients.
- Promouvoir, à travers des plans et modèles de gestion, l'augmentation des niveaux de qualité et de compétitivité des services ou des biens offerts au public.
- Déterminez quelles sont les méthodes de gestion pauvres et déficitaires, afin d'éviter que cela ne se reproduise.
- Identifier les réussites de la gestion de l'entreprise et comment ses résultats se rapprochent des objectifs proposés.
- Déterminer quels sont les instruments de travail qui contribuent ou retardent le développement de l'entreprise ou de l'institution.
- Analyser les fonctions administratives et leurs relations avec les autres dépendances de l'entreprise ou de l'institution.
Méthodologie de l'audit administratif
La méthodologie utilisée permet d'organiser les informations recueillies au cours du processus d'audit, de manière simple et accessible, pour présenter ultérieurement les résultats et déterminer les étapes à suivre afin d'optimiser le fonctionnement de l'entreprise ou de l'institution.
Planification: sont les lignes directrices à suivre pour effectuer l'audit administratif qui couvre les principaux facteurs à évaluer.
Instrumentation: les techniques les plus efficaces pour la collecte de données sont sélectionnées et appliquées.
Examen: Les techniques d'analyse nécessaires sont appliquées pour établir les caractéristiques de l'administration et recueillir les données qui permettront d'évaluer la situation de l'entreprise ou de l'institution.
Signaler: A l'issue de l'audit administratif, un rapport est établi qui identifie le domaine audité, l'objectif de l'évaluation, la durée du processus, le périmètre obtenu, les moyens et les méthodes appliquées.
Importance de l'audit administratif
L'audit administratif est un outil fondamental pour détecter les lacunes et/ou les domaines d'opportunité qui favorisent le développement continu d'une entreprise ou d'une institution.
Des audits administratifs doivent être effectués au moins une fois par an, tant dans les entreprises publiques que privées, afin d'obtenir des informations à jour sur son fonctionnement, ce qu'il a et ce qui lui manque.
Le résultat de l'audit est d'une importance vitale pour prendre par la suite les décisions les plus justes basées sur la bonne performance des équipes de travail humaines et matérielles qui permettent le fonctionnement de l'entreprise.
A de nombreuses reprises, c'est par le biais d'audits que les dirigeants ou cadres supérieurs d'une entreprise ou d'une institution ont dû prendre la décision de réaliser des investissements importants, de fermer des usines ou encore de se passer de personnel.
Portée de l'audit administratif
Les audits administratifs comprennent différents aspects qui, évalués et analysés, permettent de déterminer l'état actuel d'une entreprise et comment améliorer ou maintenir son fonctionnement et sa qualité de service.
L'étendue de l'audit administratif détermine l'étendue et la profondeur de l'évaluation à réaliser, puisqu'elle peut couvrir un département, un domaine, voire l'ensemble de l'entreprise.
Par conséquent, il traite des aspects tels que le niveau hiérarchique, le développement et l'utilisation des technologies, les ressources humaines, le nombre d'employés, les systèmes de communication, le niveau de performance, l'environnement de travail, le traitement des clients, entre autres.
Les audits administratifs sont applicables à toutes les organisations, surtout si à la fin du processus l'entreprise ou l'institution obtient une certification de qualité.
